Hoe Corlido Source-to-Pay-automatisering schaalbaarder maakte voor SAP Ariba, NetSuite en COPS PunchOut

Corlido Group is een wereldwijde inkoop- en logistieke organisatie, opgericht in Nederland in 1995. Het bedrijf ondersteunt internationale klanten met sourcing, operationele inkoop, orderbeheer, expeditie, opslag, logistiek en financiële en administratieve diensten.

In de loop der jaren is Corlido uitgegroeid van een traditionele groothandel tot een internationale specialist in indirecte inkoop, met meer dan 100 inkoopprofessionals. Corlido's klanten zijn actief in sectoren zoals Oil & Gas, petrochemie, gezondheidszorg, technologie, landbouw en de publieke sector.

Corlido ondersteunt complexe Source-to-Pay-vereisten voor grote zakelijke klanten die SAP Ariba gebruiken. Het proces moest SAP Ariba, NetSuite en COPS - Corlido's eigen e-procurement en PunchOut-platform - met elkaar verbinden terwijl tegelijkertijd inkoopstromen van RFQ tot PO-conversie via orderverwerking, facturatie en betaling-gerelateerde statusupdates werden ondersteund.

COPS, het Corlido Online Procurement System, is niet zomaar een online winkel. Het speelt een actieve rol in het inkoopproces tussen enterprise kopers, Corlido en de back-office systemen die orders verwerken, facturen afhandelen en statusupdates verzorgen. COPS dient ook als toegangsgateway tot leverancierswebsites, zodat kopers PunchOut kunnen doen, daar winkelwagentjes kunnen samenstellen en deze vervolgens terugbrengen naar COPS om ze te consolideren tot één COPS-winkelwagen.

Voordat het integratiekader werd verbeterd, werd te veel van het proces nog afhankelijk van e-mail, telefoongesprekken en handmatige ERP-invoer. Bestellingen, wijzigingen, klantgegevens, artikelgegevens en statusupdates vereisten handmatige afstemming.

Dit veroorzaakte extra werk voor interne teams, vertraagde onboarding van enterprise-klanten en maakte inkoopstatussen moeilijker te volgen.

Teknuro heeft een Celigo-gebaseerde integratie gebouwd, zodat SAP Ariba, NetSuite en COPS functioneren als één verbonden Source-to-Pay-proces.

Inkooporders, wijzigingsorders, orderbevestigingen, facturen en documentstatusupdates bewegen nu automatisch tussen de systemen. Kopers-specifieke regels worden op een gestructureerde manier afgehandeld, in plaats van door herhaalde manuele afstemming of maatwerkontwikkeling voor elk nieuw koper-scenario.

Het resultaat is minder handmatig werk, snellere onboarding van enterprise-klanten, beter inzicht in inkoopstatussen en een betrouwbaardere digitale inkoopervaring voor internationale B2B-klanten.

Plan een Integration Quickscan

Enterprise-kopers verwachten inkoopprocessen die snel, betrouwbaar en gemakkelijk te volgen zijn. Voor leveranciers zoals Corlido betekent dit dat SAP Ariba, PunchOut, cXML-communicaties, ERP-processen en interne inkoopworkflows als één geïntegreerd ecosysteem moeten opereren, met minimale handmatige tussenkomst en consistente uitvoering van processen.

Voor de integratie gebeurden te veel werkzaamheden buiten de systemen. Bestellingen kwamen binnen via e-mail of telefoon en werden handmatig ingevoerd. Toen het ordervolume en de complexiteit voor kopers toenamen, kon het proces niet langer op schaal worden uitgevoerd.

SAP Ariba maakte al deel uit van het inkooplandschap, maar dat nam de complexiteit niet weg. Grote ondernemingsklanten gebruiken Ariba vaak op verschillende manieren. Elke implementatie kan zijn eigen cXML-afwijkingen, bestelformaten, service-orderlogica, factureringsvereisten, verwachtingen rond statusupdates en afwijkingen van het standaard Ariba-gedrag bevatten.

Een eenvoudige point-to-point-integratie was daarom onvoldoende. Elk nieuw koper, elk land, elke business unit of inkoopentiteit kon verschillende regels introduceren die end-to-end moesten werken: van SAP Ariba en COPS naar NetSuite, en terug via bevestigingen, facturen en statusupdates.

Een generieke standaardintegratie zou te rigide zijn geweest. Zonder een flexibel kader zou elke nieuwe enterprise-klant een apart technisch project worden: langzamer onboarden, moeilijker te onderhouden en kwetsbaarder in productie.

Teknuro benaderde het project als meer dan alleen een systeemintegratie. Het doel was een flexibel Source-to-Pay-integratiekader dat koper-specifieke verschillen kon ondersteunen zonder technische herontwikkeling voor elk nieuw scenario.

Celigo werd gebruikt als de integratielaag tussen SAP Ariba, NetSuite en COPS. Het kader ondersteunt de kernworkflows waarop enterprise procurement rust: inkooporders en wijzigingsorders, materiaal- en dienstorders, orderbevestigingen, goederenontvangsten, materiaal- en dienstfacturen, en de bijbehorende factuur- en documentstatusupdates. Het verwerkt ook cXML, PunchOut-gegevensverrijking, en koper-specifieke mappings, validaties en bedrijfsregels die per enterprise-klant variëren.

De integratielaag beheert de beweging, transformatie en validatie van gegevens tussen systemen. De oplossing werd niet beperkt tot Celigo. NetSuite werd ook geconfigureerd en uitgebreid waar nodig, zodat het bedrijfsproces vlot binnen het ERP-systeem kon verlopen.

Dit was belangrijk omdat bedrijfsafdelingen niet telkens een ontwikkelaar zouden moeten nodig hebben wanneer een koper een nieuwe regel, mapping of onboarding-vereiste heeft. Koper-specifieke integratie-instellingen werden daarom gestructureerd in NetSuite, waardoor applicatie- en accountmanagementteams meer controle hebben bij het onboarden van nieuwe kopers, het toevoegen van landen voor bestaande kopers, of het aanpassen van procesregels.

In plaats van de integratie voor elk nieuw koper-scenario opnieuw te bouwen, kan Corlido veel belangrijke instellingen via configuratie beheren. Dit maakt het proces gemakkelijker te bedienen, gemakkelijker schaalbaar en minder afhankelijk van voortdurende technische wijzigingen.

Monitoring en logging in Celigo en NetSuite geven teams bovendien een betere zichtbaarheid op transactiestatussen, uitzonderingen en procesprestaties. Als er iets aandacht vereist, kunnen teams het proces nauwkeuriger onderzoeken zonder elk systeem apart te hoeven controleren.

Corlido heeft nu een schaalbaarder en geautomatiseerder Source-to-Pay-proces voor enterprise-klanten.

Standaardtransacties zoals inkooporders, wijzigingsorders, bevestigingen, facturen en statusupdates vereisen veel minder handmatige tussenkomst terwijl ze tussen SAP Ariba, COPS en NetSuite bewegen. Dat vermindert handmatige ERP-gegevensinvoer, documentbeoordeling, e-mailopvolgingen en het najagen van statussen.

Voor operationele inkopers betekent dit minder tijd besteed aan repetitieve transactieverwerking en meer tijd voor werk met hogere waarde: het afhandelen van uitzonderingen, het voorkomen van leveringsvertragingen, het coördineren van leveranciers, het ondersteunen van onboarding van inkopers en het verbeteren van de servicekwaliteit voor enterprise-klanten.

Het resultaat is een inkoopoperatie die beter om kan gaan met complexiteit van kopers met meer controle, minder manuele overdrachten en een sterkere klantervaring.

Klaar om SAP Ariba-Complexiteit om te zetten in een schaalbaar Source-to-Pay-proces?

Plan een Integratie Quick Scan